Preboarding: der unterschätzte Erfolgsfaktor

Preboarding bezeichnet die Phase zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Diese Zeit wird in vielen Unternehmen unterschätzt, dabei ist sie entscheidend für die spätere Bindung, Motivation und Leistungsbereitschaft neuer Mitarbeitender.

Laut Studien kündigen über ein Drittel der neuen Beschäftigten noch vor ihrem ersten Arbeitstag, oft weil sie sich nicht ausreichend willkommen geheißen oder informiert fühlen. Ein gut gestaltetes Preboarding reduziert dieses Risiko, stärkt die emotionale Bindung und bereitet die neuen Kolleginnen und Kollegen inhaltlich, organisatorisch und kulturell auf ihren Start vor.

„Der Satz ‚Du bist bei uns willkommen – und wir kümmern uns‘ sollte sich in allen Preboarding-Aktivitäten widerspiegeln. Authentizität ist wichtiger als Perfektion.“

Zentrale Ziele des Preboardings

Bindung stärken

Bereits vor dem ersten Arbeitstag sollte ein Gefühl der Zugehörigkeit entstehen. Persönliche Willkommensbotschaften, kleine Aufmerksamkeiten oder erste Einladungen zu Team-Events vermitteln Wertschätzung.

Informationen bereitstellen

Neue Mitarbeitende sollten rechtzeitig erfahren, wie ihr erster Tag abläuft, wer ihre Ansprechpersonen sind und welche organisatorischen Punkte zu beachten sind. Das schafft Sicherheit.

Technisch und organisatorisch vorbereiten

Arbeitsmittel, Zugänge und interne Tools sollten vorab eingerichtet werden, damit am ersten Tag keine Leerlaufzeiten entstehen.

Kulturelle Integration einleiten

Ein Einblick in Unternehmenswerte, interne Kommunikationswege und die Teamstruktur hilft, den Einstieg zu erleichtern.

Preboarding-Maßnahmen in der Praxis

• Willkommenspaket mit Unternehmensinformationen, kleinen Give-aways und eventuell Arbeitsmaterialien
• Digitale Preboarding-Plattformen oder Intranets, die Videos, Teamvorstellungen und erste Lerninhalte enthalten
• Mentoren- oder Buddy-Programm, bei dem erfahrene Kolleginnen und Kollegen als feste Ansprechpersonen zur Verfügung stehen
• Einladungen zu informellen Treffen oder virtuellen Kaffee-Chats, um erste persönliche Kontakte zu knüpfen
• Vorab-Schulungen oder E-Learnings, um fachliche Grundlagen zu vermitteln

Best Practice aus der Ausbildungspraxis

Aktuelle Untersuchungen von Plattformen wie Aubi-plus, Personalwirtschaft oder Netzwerk Q 4.0 zeigen: Preboarding-Maßnahmen müssen nicht komplex oder kostenintensiv sein, um Wirkung zu entfalten. Entscheidend sind Kontinuität, persönliche Ansprache und echte Wertschätzung.

Regelmäßige Kontaktpunkte zwischen Vertragsunterzeichnung und Ausbildungsbeginn senken die Absprungquote, fördern die emotionale Bindung und erleichtern den Start in den Berufsalltag. Besonders wirksam sind Formate, die von künftigen Kolleginnen und Kollegen oder von Auszubildenden selbst gestaltet werden. Sie schaffen Authentizität, geben realistische Einblicke in den Alltag und lassen die neuen Azubis schon vor dem ersten Tag Teil des Teams werden.

Fachbeiträge betonen zudem, dass gerade informelle Begegnungen, persönliche Botschaften und unkomplizierte Kommunikationswege Unsicherheiten abbauen und die Motivation stärken.

„Azubi-Newsletter und Patenprogramme sind kostengünstige Instrumente, um Verbindlichkeit zu schaffen und Vertrauen aufzubauen.“

Erfahrungen aus der eigenen Ausbildungspraxis

Aus eigener Erfahrung lässt sich sagen, dass auch kleine, kreative Maßnahmen im Preboarding große Wirkung entfalten können.

Ich habe vor fünf Jahren als Ausbildungsleiter damit begonnen, dass Auszubildende aus dem vorherigen Lehrjahr den Bewerberinnen und Bewerbern mit Zusage persönliche Briefe schreiben, sowohl per E-Mail als auch per Post. Darin stellten sich die Azubis vor, beschrieben ihre ersten Tage im Unternehmen und gingen ganz bewusst auf die Unsicherheit der Neuen ein, um Mut zu machen. Die Rückmeldungen waren durchweg positiv, da die Botschaften authentisch und persönlich waren.

In den Folgejahren wurde dieses Konzept ausgebaut:

• Gezielter Azubi-Newsletter: alle zwei Monate zwischen Vertragsunterzeichnung und Start, mit Infos zum Unternehmen, besonderen Aktionen und Einblicken in den Ausbildungsalltag
• Einladungen zu Sommerfesten: entweder zum offiziellen Firmenfest oder zu einem eigenen Azubi-Sommerfest, organisiert mit der Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV)
• Persönliche Telefonate durch aktuelle Azubis: nachfragen, ob alles in Ordnung ist und ob es noch Fragen gibt

Diese Maßnahmen sind leicht umsetzbar und können fast vollständig von Auszubildenden selbst getragen werden. Sie fördern nicht nur das Ankommen der Neuen, sondern stärken auch die Verantwortungsübernahme und soziale Kompetenz der älteren Azubis. Aubi-plus hebt hervor, dass der Schlüssel zum Erfolg in der kontinuierlichen Ansprache liegt: Post zum Geburtstag oder persönliche Willkommensnachrichten schaffen ein Gefühl von Zugehörigkeit und Wertschätzung.

„Zwischen Vertragsunterzeichnung und Ausbildungsstart liegt eine Zeitspanne, die für die Bindung der Nachwuchskräfte entscheidend ist. Persönliche Nachrichten, Geburtstagsgrüße oder kleine Überraschungen wirken stärker als große, unpersönliche Gesten.“

Meine Haltung zu Elternabenden

Ein Punkt, bei dem ich bewusst einen anderen Weg gehe als viele Unternehmen, ist der Umgang mit Elternabenden. Aus meiner Sicht bergen sie die Gefahr, falsche Erwartungen zu wecken und die Eigenständigkeit der jungen Menschen zu hemmen. Ziel der Ausbildung sollte es sein, selbstständige Fachkräfte zu entwickeln, nicht die Kommunikation mit den Eltern zu intensivieren.

Unternehmen, die zu sehr auf elterliche Einbindung setzen, laufen Gefahr, „Helikoptereffekte“ zu fördern. Für interessierte Eltern kann es durchaus separate Informationsangebote geben, etwa zum Thema „Helikoptereltern und wie wir als Unternehmen damit umgehen“, ohne jedoch die Selbstverantwortung der Auszubildenden zu untergraben.

„Niedrigschwellige Kontaktmaßnahmen wie ein Telefonat vor Ausbildungsstart signalisieren Interesse, verringern Unsicherheiten und steigern die Motivation der Auszubildenden.“

Mehrwert für Unternehmen

Ein strukturiertes Preboarding, gerade für Auszubildende, bringt klare Vorteile:

• geringere Abbruchquote vor Ausbildungsbeginn
• schnellere Integration in den Arbeitsalltag
• höhere Identifikation mit dem Unternehmen
• bessere Startvoraussetzungen für Lern- und Leistungsfortschritte

Unternehmen, die das Preboarding ernst nehmen, investieren in die Zukunft ihrer Belegschaft und setzen ein starkes Signal für Wertschätzung und Professionalität.

Mein Fazit

Preboarding ist mehr als eine nette Geste, es ist der erste Baustein einer erfolgreichen und langfristigen Zusammenarbeit. Wer schon vor dem ersten Arbeitstag informiert, motiviert und integriert, legt den Grundstein für zufriedene und engagierte Mitarbeitende. Bei Auszubildenden kommt es besonders darauf an, Ängste zu nehmen, Orientierung zu bieten und Begeisterung zu wecken.

Erfahrungswerte zeigen: Schon mit einfachen, gut geplanten Maßnahmen, die von aktuellen Azubis umgesetzt werden, lassen sich Vertrauen, Vorfreude und Bindung nachhaltig stärken.

Bindung von Auszubildenden vertiefen

Preboarding beginnt, wenn der Vertrag unterschrieben ist. Wie du vorher die richtigen Bewerberinnen und Bewerber erreichst, zeigt der Beitrag zu Stellenanzeigen für die Generationen Z und Alpha, und wie Tests bei der Auswahl Potenziale sichtbar machen, erklärt der Artikel über Persönlichkeitstests und Eignungsdiagnostik. Nach dem Start knüpft die strategische Personalentwicklung an.

Im IHK-Zertifikatslehrgang Manager Strategische Ausbildung widmet sich ein eigenes Modul dem Gewinnen, Entwickeln und Halten von Auszubildenden, mit Instrumenten zur Auswahl, Integration und Bindung.